HEP Valais

En mobilisant l'intelligence collective, le but est de trouver l'inspiration, tester des idées et faire émerger des projets pour ancrer la durabilité au cœur des hautes écoles suisses.

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Cet événement s'adresse aux étudiant·e·s, aux enseignant·e·s, à la communauté scientifique, aux collaborateur·ice·s universitaires et à toute personne intéressée.

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Lʼintelligence artificielle (IA) façonne notre avenir, mais que savons-nous vraiment dʼelle ?

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Conférence de Guillaume Tschupp

20 février à 18h45

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Vous voulez faire évoluer l’école ? Nous aussi !

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Vous voulez faire évoluer l’école ? Nous aussi !

Le Lab C.I.T.É. (Créativité, Innovation, Transformations en Éducation) vise à accompagner la transformation de l’Education, en mobilisant la créativité et l’innovation comme compétences transversales essentielles et agents de changement. Il regroupe de façon permanente une équipe de recherche et développement, des formateurs, et une équipe de facilitation créative. Cette équipe de facilitation créative est formée pour animer des workshops et différents services d’accompagnement créatif, et s’associe ponctuellement ou régulièrement avec différents experts de son réseau en fonction des situations.


Cet univers s’inscrit dans une perspective de décloisonnement école/cité, pour inclure tous les acteurs et tributaires de l’éducation, c’est-à-dire toute la société : citoyens, parents, élèves, enseignants, chercheurs, politiques, entreprises, culture, économie, directeurs d’établissements, instituts de formation, culture, etc.


Nous y proposons des formations initiales, des formations continues, des services d’accompagnement individuels ou collectifs, des workshops créatifs sur mesure, des expertises, mais aussi des évènements tels que conférences, journées thématiques, forums publics, etc.

Comment pourrions-nous collaborer ? Jetez un œil à notre portfolio ou proposez-nous vos idées !
Prenez contact avec nous ; nous serons heureux d’en parler avec vous !

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Deux sites - deux langues - deux cultures : UNE école

 

La HEP-VS est une institution cantonale de niveau tertiaire, située à Brigue et à Saint-Maurice, dont la mission générale consiste à assurer harmonieusement la formation professionnelle initiale et continue des candidat-es à l'enseignement pour les écoles enfantines, primaires et secondaires du 1er et du 2ème degré.

Elle contribue ainsi à l'épanouissement de la personnalité de ses usagers tout en garantissant un niveau d'exigences permettant la reconnaissance cantonale et intercantonale des titres d'aptitudes à l'enseignement qu'elle délivre (reconnaissance de la Conférence des Directeurs de l'Instruction publique de Suisse du 29 juin 2004).

La HEP-VS comprend trois secteurs : le secteur de la formation de base, le secteur des formations continues et postgrades , le secteur de la recherche et du développement. Ces secteurs sont complémentaires et étroitement liés.

De ce fait, professeur-es, chercheur-es, étudiant-es et professionnel-les en activité sont appelé-es à s'y rencontrer régulièrement dans un climat dynamique, propice à la réflexion et à l'étude.

La HEP-VS a pour mission générale d'assurer la formation professionnelle initiale des candidat-es à l'enseignement pour les écoles enfantines, primaires et secondaires du 1er et du 2ème degré. Elle garantit un niveau d'exigences permettant la reconnaissance intercantonale et internationale des titres d'aptitude à l'enseignement qu'elle délivre.

Afin de remplir sa mission et de former des enseignants professionnels, autonomes et responsables, les formations organisées par la HEP-VS s'appuient sur les principes de la pratique réflexive et de ses instruments. 

La HEP-VS organise les formations complémentaires et continues du personnel enseignant des écoles enfantines et primaires.

La HEP-VS organise également les formations complémentaires et continues du personnel enseignant du cycle d'orientation et du secondaire deuxième degré et peut collaborer à la formation de personnes engagées dans le secteur éducatif.

La HEP-VS organise au besoin et en accord avec le DFS des offres de formations complémentaires (p.ex. pour les praticiens-formateurs, pour les directeurs, les animateurs pédagogiques, les médiateurs ainsi que pour le personnel enseignant spécialisé).

La HEP-VS développe des travaux de recherche en éducation, en collaboration avec les unités appropriées du département et collabore à l'animation et à l'encadrement pédagogique.

La Charte HEP-VS a été élaborée dans le cadre d'un processus participatif avec les membres du personnel. Ce document de base présente les valeurs partagées de notre institution auprès de chaque actrice ou acteur de l’institution.

Lire la charte HEP-VS.

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Site de Saint-Maurice

Aux portes du Valais, sur la rive gauche du Rhône, Saint-Maurice est l'un des joyaux culturels du Valais. Située à 414 m d'altitude, sur la route de Rome, elle assista aux déplacements des légions dans l'Empire romain, dont la Thébéenne de Maurice, massacré avec ses troupes à la fin du IIIe siècle qui lui donna son nom.

Chef-lieu de l'un des treize districts du Valais, St-Maurice compte environ 4'000 habitants. Elle abrite une magnifique abbaye et son trésor, ainsi que de nombreux centres d'intérêts culturels et touristiques, tels que son château et son musée ou la "Grotte aux fées".

Ville d'études, St-Maurice abrite plusieurs écoles, dont le renommé Collège de l'Abbaye, ainsi que le Collège de la Tuilerie, les écoles primaires et la Haute école pédagogique (HEP) qui dispensent leurs enseignements principalement aux jeunes du Valais et de la Suisse romande.

Site de Brigue

La commune de Brigue-Glis, avec les villages de Gamsen et de Brigerbad, est le coeur du Haut-Valais et compte environ 12'000 habitants. Elle s’étend de la plaine (678 m d’altitude) jusqu’à la frontière nord du Simplon où se trouve son point culminant à 2'737 m d’altitude.

Brigue-Glis accorde une grande importance aux questions de formation. Depuis la fondation du collège „Spiritus Sanctus" en 1662, Brigue-Glis s’affiche comme une ville de formation et aujourd’hui comme un centre de formation avec des connexions internationales. La région propose, en plus des écoles obligatoires, un collège existant depuis le 17ème siècle, une école professionnelle et plusieurs autres écoles des degrés secondaire et tertiaire.

Parmi ces dernières, la Haute école pédagogique côtoie la Fernuniversität (Formation universitaire à distance), la Fernfachhochschule, ainsi qu’une Haute école de management hôtelier privée.

Vous retrouverez sur cette page à partir du 4 mai 2023, les trois dossiers pédagogiques "Semer des graines d'égalité".

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Retrouvez sur cette page, les trois dossiers pédagogiques qui ont été constitués avec la complicité de deux enseignantes de la HEP-VS, d'une étudiante de la HEP-VS ainsi qu'une enseignante au CO de Sion. Le court-métrage “Graines d’égalité”, réalisé par Mélanie Pitteloud et co-scénarisé avec des élèves de 8H de Martigny, a été utilisé pour les degrés primaires 7-8H. Le film “Bilan d’une épopée”, produit par l’association Via Mulieris, et le court-métrage “Femmes et fières”, réalisé par Mélanie Pitteloud, ont servi de base aux séquences pédagogiques proposées pour le Secondaire I et II. L’objectif général est de développer chez les élèves des compétences civiques et d’exercer leur esprit critique.

 

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Qu’est-ce que le Service académique et Conseil aux études (SaCé) ?

Le service académique assure le suivi administratif des étudiantes et étudiants en formation de la Haute Ecole Pédagogique du Valais. Il conseille les futurs candidates et candidats aux études et dirige l'ensemble de la procédure d'admission.

Il est notamment en charge des procédures d'inscription, des demandes d'équivalence, de l’établissement des diplômes, certificats et duplicata (ainsi que de la mise à disposition des cartes d’étudiant et d’étudiante) pour les formations de base Bachelor Primaire (BP), Formations Secondaires (FS) et Master en enseignement spécialisé (MAES).

Les prestations du SaCé

Dans le cadre d’une procédure visant un engagement ou un remplacement, il vous est possible de déposer une demande d’analyse d’admissibilité en tout temps, en dehors de la période d’admission de la formation concernée. Les coûts relatifs à cette démarche s’élèvent à 200.- En cas d’inscription à l’une des filières de formation, la taxe d’inscription ne sera pas exigée.

Vous souhaitez faire une demande d’analyse de dossier ? Veuillez nous contacter aux adresses suivantes :

  • Pour le Bachelor Primaire (BP):
  • Pour les Formations Secondaires (FS):
  • Pour le Master en enseignement spécialisé (MAES):

La HEP-VS vous offre la possibilité de suivre une partie de la formation en tant qu’auditeur ou auditrice libre. En cas d’intérêt pour l’obtention d’un statut d’auditeur libre auprès de la HEP-VS, vous devez présenter une demande sous forme de lettre de motivation ainsi que la liste des cours visés au plus tard deux mois avant le début du semestre concerné, aux adresses suivantes :

  • Pour le Bachelor Primaire (BP):
  • Pour les Formations Secondaires (FS):
  • Pour le Master en enseignement spécialisé (MAES):
Remarques importantes

Pour pouvoir obtenir le statut d’auditeur ou auditrice libre, vous devez :

  • Être âgé d’au minimum 25 ans ;
  • Ne pas être immatriculé dans une haute école reconnue ;
  • Être au bénéfice d’un permis de séjour valable

Les mesures compensatoires interviennent dans le cadre de la reconnaissance des titres étrangers par la Conférence suisse des directeurs cantonaux de l’instruction publique (CDIP). La personne requérante est priée de s’adresser directement à la CDIP, qui examine et évalue son dossier (formation suivie, titres obtenus).

Si des différences (« déficits ») sont notées, ils doivent être comblés par des « mesures compensatoires ». La CDIP définit elle-même les domaines où un complément doit être effectué (formation disciplinaire, didactique des disciplines, sciences de l'éducation, compétences professionnelles pratiques) ainsi que le nombre de crédits à acquérir. La CDIP fixe le prix maximal de ce complément (compter en moyenne 400.- par crédit à effectuer).

Le ou la bénéficiaire de mesures compensatoires de la CDIP peut ensuite solliciter la HEP-VS comme lieu de formation. La HEP-VS se réserve le droit, après étude, d'accepter ou de refuser une telle demande.

Après avoir été admis, le ou la bénéficiaire des mesures compensatoires reçoit de la HEP-VS le tableau synoptique des cours et stages à réaliser ainsi que leur répartition dans les semestres académiques.

Les demandes sont à envoyer :

  • Pour le Bachelor Primaire (BP):
  • Pour les Formations Secondaires (FS):
  • Pour le Master en enseignement spécialisé (MAES):

La HEP-VS offre une procédure d’équivalences interne qui permet de faire valoir des titres ne faisant pas partie des titres automatiquement reconnus à l'admission. La procédure d’équivalences est effectuée après la décision définitive d’admission de la commission des admissions, et ce, avant le début de formation concernée.

La procédure d’équivalences est destinée en premier lieu aux détenteurs et détentrices d’un titre universitaire et/ou de haute école, mais aussi à des personnes ayant obtenu un diplôme d’enseignement d’un autre degré. Les modalités de décharge dépendent de la formation antérieure, respectivement des études déjà effectuées.

Ces personnes ont la possibilité de réaliser leurs études soit en plein temps avec des décharges soit avec un étalement des études au-delà des six semestres réguliers, et jusqu’à 10 semestres maximum.

Remarques importantes

Les documents établis dans d'autres langues que les langues nationales ou l'anglais doivent faire l’objet d’une traduction certifiée conforme en français qui doit être jointe au dossier d'admission.

Les candidats au bénéfice d’un titre étranger non francophone doivent disposer d’une bonne maîtrise de la langue française, attestée par l’un des éléments suivants :

  • Le titre requis pour l’admission a été obtenu dans un établissement francophone
  • Le candidat a bénéficié d’une formation d’au moins 5 ans donnée en langue française
  • Le candidat présente un certificat de maîtrise de la langue française reconnu, correspondant au niveau C2 défini par le cadre européen commun de référence pour les langues.

En savoir plus : lien vers Directive SaCé / lien vers la Directive VAFF

Si vous estimez qu'un enseignement du cursus proposé par la HEP-VS est identique à un cours certifié dans votre cursus antérieur, vous pouvez demander une validation des acquis de formation formels (VAFF). Une formation pratique de l’enseignement validée par des crédits ECTS peut faire l’objet d’une demande de VAFF. La procédure de VAFF est effectuée après la décision définitive d’admission de la commission des admissions, et ce, avant le début de formation concernée.

Quelles sont les conditions de validation des acquis de formation formels ?
  • Le nombre de crédits ECTS doit être égal ou supérieur
  • Le contenu doit être identique
  • Le niveau doit être comparable
  • Le cours doit avoir été validé par une certification
  • Les crédits ECTS doivent avoir été obtenus, depuis 5 ans au plus, à la date du dépôt de la candidature à l’admission.

En savoir plus : lien vers Directive SaCé / lien vers la Directive VAFF

Les personnes ayant de l’expérience en lien avec l’enseignement ou un domaine proche et qui veulent réorienter leur carrière professionnelle peuvent faire reconnaître leurs compétences dans une procédure dite « validation des acquis de l’expérience » (VAE) pour un volume maximum de 1/3 des crédits ECTS du plan d’études de la formation visée.

En savoir plus : Directive commune portant sur la procédure régionale de VAE / Guide des candidat∙es à la VAE

Période d'inscription : du 15 novembre au 1 décembre 2023

Selon le Règlement concernant les taxes et les contributions financières à la Haute école pédagogique du Valais (RTaxes-HEP-VS, Art. 9), cette dernière peut percevoir des émoluments administratifs couvrant les frais effectifs engendrés par certaines tâches extraordinaires dont la nature et les montants sont fixés par la HEP-VS.

 Duplicata carte d’étudiant 10 CHF
 Attestations extraordinaires, hors art.3, al.2, RTaxes-HEP-VS 50 CHF
 Duplicata tableau synoptique final et signé 50 CHF
 Duplicata titre délivré 100 CHF
 Établissement d’un plan de paiement échelonné  20 CHF

 

Différence entre VAFF et VAE

La validation des acquis de l’expérience (VAE) et la validation des acquis de formation formels (VAFF) sont deux procédures qui diffèrent et qui peuvent se combiner (pour autant que la reconnaissance ne porte pas sur les mêmes éléments de formation). Ces deux procédures permettent chacune une reconnaissance du parcours antérieur, mais qui concernent des acquis de nature différente.

La VAFF consiste en une la reconnaissance des acquis de formation formels, c’est-à-dire ceux développés dans le cadre d’une formation tertiaire, dispensée dans une haute école ou une université, qui ont été certifiés. Le contenu et le volume doivent être similaires à ceux proposés à la HEP-VS. Il s’agit de prendre en compte des études déjà effectuées.

La VAE consiste en une reconnaissance des acquis développés de manière informelle, c’est-à-dire ceux développés dans le cadre de la pratique, plus spécifiquement au cours d’une activité professionnelle ou extra-professionnelle. Il s’agit de prendre en compte une expérience en lien avec l’enseignement.

Manuel Records Management PDF

La direction de la HEP-VS a validé durant sa séance du 9 mai 2017 le projet de directives d’organisation et de Records Management à la HEP-VS. Ces directives valent:

  • pour la gestion des documents dans les systèmes électroniques de gestion des affaires, pour les applications spécialisées et pour les banques de données aussi bien que pour la gestion des documents papier,
  • pour tous les collaborateurs de la HEP-VS.

Ces directives ne valent pas pour l’échange de documents avec les étudiants.

Les Archives de l’Etat du Valais proposent le Guide de gestion des documents pour l’administration cantonale sur son site web pour répondre aux questions concernant le Records Management. Les manuels d’utilisation pour RECMAN II se trouvent sur Recman II

Les composants du Records Management sont le plan de classement, la constitution de dossiers et les directives d’organisation. La gestion électronique des documents se fait avec Recman II.

Elles règlent la gestion des documents et sont obligatoires pour tous les collaborateurs de la HEP-VS. Elles valent pour le classement de tous les documents pertinents pour une affaire (y compris les e-mails) qui seront reçus ou constitués et ce indépendamment de leur forme (forme papier ou digitale).

En principe, tous les documents sont gérés par Recman II et par les applications spécialisées (FM Campus, Evasys, QM Pilote, Moodle).

Les documents sont la propriété de la HEP-VS et ne font pas partie des classements personnels des collaborateurs. Les lecteurs personnels ne représentent pas un système pour la gestion des documents. En cas d’absence il faut assurer que la personne remplaçante reçoive les droits d’accès pour pouvoir continuer le travail.

Definition

Des documents sont pertinents pour une affaire quand ils contiennent des informations qui sont significatives pour la compréhension, la réalisation et pour le suivi d’une affaire. La pertinence pour une affaire ne correspond pas à la valeur archivistique. Ainsi sont pertinents pour affaire, par exemple, des pièces justificatives qui dans la plupart des cas ne sont pas dignes d‘être archivées.

Traitement des documents pertinents ou non pour une affaire

Les documents pertinents pour une affaire doivent être répertoriés sur RECMAN II dans les dossiers correspondants. Au terme d’une affaire, les documents qui seront utiles pour la réalisation mais pas pour la traçabilité de l’affaire peuvent être éliminés (par exemple les intérêts organisationnels comme les annulations de séances, les reports de rendez-vous). De cette façon le dossier peut être concentré sur son contenu essentiel.

De prime abord les documents qui ne sont pas pertinent pour une affaire (par exemple la documentation purement formelle) n’auront pas à être répertorié sur RECMAN II.

Contre-épreuve

Tous les documents pertinents pour une affaire se retrouveront dans un dossier quand une tierce personne, qui ne se sera encore jamais penchée sur l’affaire en question, pourra être mise au courant de façon claire et détaillée sur le déroulement et l’état actuel des affaires après simple lecture des documents

L’objectif est l’enregistrement détaillé et complet des documents constitués ou reçus. Il sera défini quels collaborateurs seront responsables de quelles tâches durant les étapes du travail. La procédure de traitement des affaires comprend l’entrée, le traitement et la sortie (l’envoi des documents) et est réglée de la manière suivante:

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 Entrée  On visera l’enregistrement digital (scans, consignes à voir plus bas). Ensuite se fait la répartition du courrier d’entrée sur Recman II. Seulement les documents juridiques pertinents seront conservés sous la forme papier.
Les e-mails de l’adresse e-mail centrale seront transférés à la personne responsable, elle enregistre les e-mails. Les e-mails directement transmis à la personne responsable du dossier seront classés par cette même personne.
 Traitement  Le traitement interne (échange de documents) se fait exclusivement sur Recman II, aucun document ne sera envoyé à l‘interne. Le traitement des affaires avec des partenaires externes se fera sur papier ou par e-mail.
 Sortie  L’envoi externe de documents se fait par la personne responsable du dossier. Les sorties imprimées et signées ne seront pas à nouveau scannées. La justification de l’envoi d’une sortie se fait de manière digitale (journal sur Recman II ou dans l’onglet « Correspondance » sur FM Campus).
Consignes pour le scan

Tous les documents pertinents pour une affaire qui existent en forme analogue seront scannés en tant que données-PDF. Les lettres et les éventuels autres documents seront scannés séparément. Cela permet que les lettres et autres documents soient exploités (enregistrés) séparément sur Recman II et par conséquent qu’ils sont indépendamment consultables les uns des autres et indépendamment réutilisables. Sur Recman II, l’appartenance (renvoi avec documents liés) sera signalée dans les métadonnées.

L’intégrité et la qualité (lisibilité) des documents scannés seront assurées par une assurance de qualité:

  • Tous les documents seront scannés recto-verso et les pages vierges seront enlevées.
  • Tout sera mis dans le bon ordre et contrôlé une nouvelle fois si tous les éléments sont disponibles et bien lisibles.

Pour les documents à grande-échelle ne seront scannées que les premières pages. Les plus grands formats et les médias ne pouvant pas être scannés seront décrits sur Recman II par la saisie d’un document (métadonnées et lieu du site mentionnés).

Les documents sont conservés de telle manière que pendant leur cycle de vie complet (depuis la création jusqu’à la conservation, l’archivage ou encore l’élimination) ils sont à disposition à tout moment en cas de besoin.

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Ouverture du dossier  Tous les collaborateurs peuvent ouvrir des dossiers et respectent le classement correct.
Traitement du dossier  La personne responsable gère le dossier. Avant la fermeture le dossier sera approuvé.
Controlling Les personnes responsables du Records Management doivent effectuer des contrôles sur RII.
Fermeture du dossier  La personne responsable entamera la fermeture du dossier après la fermeture de l’affaire. D’abord elle corrige les dossiers, c’est-à-dire déplace les documents n’étant pas (plus) pertinents pour une affaire dans la corbeille. L’intégrité du document est testée. En principe les dossiers pourront être fermés du moment qu’aucun document n’y aura plus été classé depuis une année. L’équipe de Records Management contrôle la fermeture du dossier.
Elimination  Chaque année l’équipe de Records Management contrôle avec les personnes responsables si les dossiers peuvent être fermés et archivés ou alors éliminés.
Conservation à la HEP-VS Les documents qui n’ont pas de valeur archivistique seront conservés sur RII jusqu’à l’échéance du délai de conservation. Ensuite ils pourront être effacés (données primaires).
Conservation à la HEP-VS  Les documents qui n’ont pas de valeur archivistique seront conservés sur RII jusqu’à l’échéance du délai de conservation. Ensuite ils pourront être effacés (données primaires).
Les dossiers papier seront déplacés dans les archives intermédiaires après la fermeture du dossier ou conservés à l’externe (pièces justificatives de comptabilité). Ils pourront être retirés après l’échéance de leur délai de conservation.
Les métadonnées des documents effacés / des dossiers seront conservées avec le bordereau de versement (« ce qui sera éliminé sera justifié »). Les directives légales qui prescrivent la suppression et l’anonymisation les métadonnées seront prises en compte. L’équipe de Records Management est responsable de la conservation et de la mise en valeur des documents.
Versement aux Archives  A partir des dossiers dignes d’être archivé, un Submission Information Package (SIP) sera constitué et déposé aux Archives de l’Etat du Valais (AEV), et ce conformément aux prescriptions des AEV. L’équipe de Records Management est responsable du versement.
Prêt des documents versés aux AEV  L’accès aux documents versés aux AEV se fait selon les conventions des AEV ainsi que selon les accords correspondants. La personne responsable commande les documents auprès de l’équipe de Records Management, équipe qui demandera ces documents aux AEV et dont les retours seront aussi contrôlés. Les demandes de consultation d’une tierce personne concernant les documents dont le délai de protection n’est pas encore expiré seront traitées par les AEV après consultation de la HEP-VS.

La liste suivante des lieux de classement autorisés est exhaustive. Aucun autre dépôt ne devra être tenu. Les collaborateurs sont cependant libres de produire des copies de travail (copies, dossiers de travail) et de les conserver dans leur bureau sous leur forme papier sauf s’il s’agit de documents confidentiels.

Recman II – le système électronique de Records Management de la HEP-VS

Le classement des documents pertinents pour une affaire se fait depuis 2009 principalement sur le système électronique de gestion des affaires OneGov GEVER , nommé Recman II à l’interne de la HEP-VS. Là se classent également les e-mails pertinents pour une affaire. Les documents pertinents pour une affaire qui ne sont pas gérés sur Recman II sont gérés et classés dans une application spécialisée ou dans une banque de données (FM Campus Evasys, QM Pilot).

Les documents sont accessibles pour les collaborateurs conformément à leurs tâches et fonctions (droits d’écriture, droits de lecture). En principe tous les documents sont accessibles pour tous les collaborateurs de la HEP-VS (droits de lecture). Les restrictions sont des exceptions ; elles sont signalées dans le plan de classement.

Recman II est disponible pour les collaborateurs 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24. Les dossiers digitaux sur Recman II valent comme dossiers de référence, complets et fiables.

Recman II est une application web; elle est utilisée pour la gestion des affaires traitées sous forme de documents.

Par la gestion systématique de l’information, Recman II rend possible une activité compréhensible et transparente des affaires et alloue par-là une sécurité juridique. OneGov GEVER est conforme aux normes internationales de la gestion des documents DIN-ISO-Standard 15489, de telle sorte que les 4 exigences centrales (fiabilité, authenticité, intégrité et accessibilité) sont accomplies pour la gestion des documents; l’obligation d’information envers d’autres organes est remplie.

Recman II sert à classer les documents pertinents pour une affaire. Recman II est la base pour la gestion documentaire électronique et pour l’archivage électronique à long terme. La gestion des documents est étroitement liée à la gestion des processus de Management.

Recman II est compatible aussi bien avec des systèmes d’exploitation quelconques qu‘avec des suites bureautiques. Pour la connexion à un tiers système, l’interface standardisée eCH0039 sert de référence.

L’application est extensible de façon modulable et est constamment réajustée.

Liste des dépôts papiers autorisés

Les documents papiers sont conservés aux endroits suivants:

Nr. Dépôts  Site  Responsable  Temps de délais
1 Contrats signés Administration cantonale des Finances. Comptabilité A la HEP-VS: DVO, PBR, ERA Après consultation avec DVO
2 Dossiers personnels Bureau PAC PAC Après consultation avec PAC. Accès restreint.
3 Dossiers d‘étudiants Administration de St-Maurice ou de Brigue Secrétariat de St-Maurice ou de Brigue Heures d’ouverture du secrétariat. Accès restreint.
Liste des dépôts de données autorisés

Il s’agit du classement sur Windows-Explorer. Les dépôts sont structurés d’après le plan de classement de la HEP-VS.

Dépôts  Qu’est-ce qui y sera classé?
Lecteur O Pour le classement de photos, d’audios, et vidéos. Accès conformément à la gestion des droits d’accès dans le plan de classement.
Lecteur R Dépôts de documents de 2004 à 2011, structurés d’après le plan de classement (version 2). Jusqu‘en 2011 (par la suite via Moodle) également pour les échanges de documents avec les étudiants. Accès sur demande auprès des personnes responsables du Records Management.
Liste des applications spécialisées électroniques autorisé(e)s

Le déroulement de la gestion des affaires se fait avec les applications spécialisées figurant ci-dessous. Aucune autre application spécialisée ne devra être employée.

Nr. Application  Domaine d‘utilisation Responsable  Remarques
1 Recman II Gestion des affaires Records Management Depuis 15.10.2009, les documents plus anciens sont sur le lecteur R
2 FM Campus Gestion des adresses et des données scolaires Records Management  
3 SAP Données de comptabilité Administration cantonale des Finances. Comptabilité Pièces justificatives scannées sur SAP. Aucune copie à la HEP-VS
4 QM Pilot Modélisation et description des procédures Groupe qualité Procédures établies dans la banque de données SQL, les documents sont liés avec RII.
5 Evasys Evaluation d’enseignement et retour concernant l‘enseignement (thèmes) Groupe qualité Rapports immédiats sur le serveur EvaSys. Ces rapports sont la base des rapports annuels, ces derniers sont classés sur RII.
Dépôts de documents non pertinents pour une affaire
Dépôts  Qu’est-ce qui y sera classé?
Moodle  Moodle sert pour les échanges d’informations et de documentations avec les étudiants. Pour les dépôts électroniques durables, les documents d’enseignement pertinents devront être transférés sur Recman II.
M365 MS Teams, Sharepoint, OneNote, OneDrive ...
Les services M365 sont à disposition pour des échanges dans le cadre d'ateliers, de séances et de coursd’enseigenment et permettent la collaboration avec des personnes extérieures. Les documents définitifs et pertinents devront être transférés sur Recman II.
SWITCH SWITCHdrive, SWITCHtube, SWITCHfilesender ...
Les services de SWITCH sont à disposition pour des échanges dans le cadre d'ateliers, de séances et de coursd’enseigenment et permettent la collaboration avec des personnes extérieures. Les documents définitifs et pertinents devront être transférés sur Recman II.
Lecteur U:\ Dépôts personnels pour tous les collaborateurs. Les documents classés à cet emplacement ne sont pas pertinents.
Exemple: Premiers brouillons de documents. Documents personnels, littérature.
Système de mail Les e-mails pertinents seront classés sur Recman II dans le contexte des dossiers respectifs. Les e-mails restants pourront être gérés dans le système de mail.
Traitement des supports de données

Les données pertinentes pour une affaire enregistrées sur CD, DVD ou autres supports informatiques devront être enregistrées dans un dossier sur Recman II car la durée de vie de ces supports informatiques se limite à bien moins d’années! Les clefs-USB se prêtent uniquement au transport et non pas au stockage des données.

Le plan de classement est l’élément central du Records Management, il représente les tâches de la HEP-VS et sert de structure de dépôt sur Recman II. Tous les collaborateurs travaillent sur le même système de classement. Les documents sont classés et gérés dans leur contexte. A chaque position figureront les indications concernant l’utilisation ainsi que celles concernant le cycle de vie. Il peut être mentionné que les documents d’une position du plan de classement contiennent des données personnelles à protéger.

En principe tous les documents sont accessibles pour tous les collaborateurs de la HEP-VS (droits de lecture). Les restrictions sont des exceptions ; elles sont définies dans le plan de classement.

a) Sur Recman II, les autorisations sont consignées dans le niveau Position de classement.
b) Il n’y aura aucune personne qui sera autorisée individuellement, mais plutôt des groupes, par exemple l’administration, la direction, le groupe qualité, les chargés d’enseignement pour un tème; groupes qui seront composés par les personnes autorisées d’accès.
c) Sur Recman II, seuls les collaborateurs de la HEP-VS sont autorisés d’accès.

Les documents confidentiels ou ceux classés par les noms de personnes ou encore ceux qui contiennent des données personnelles à protéger (par exemple les dossiers personnels, les dossiers d’étudiants) sont signalés; l’accès est restreint.

Les documents pertinents pour une affaire sont estimés de valeur archivistique, ils seront livrés aux AEV au plus tôt après échéance du délai légal de conservation. La remise se fera périodiquement tous les 10 ans. En tant que documents estimés de valeur archivistique, ces documents ne devront pas être éliminés sans le consentement des AEV.

Les documents ayant une importance particulière pourront être transmis avant l’échéance du délai de conservation. La même chose vaut pour les séries de dossiers volumineuses (par exemple les dossiers d’étudiants) qui seront conservées durablement.

Les documents éliminés seront détruits sous la surveillance de l’équipe de Records Management. Un protocole d’élimination sera établi et une copie en sera distribuée aux AEV. Il doit être assuré qu’aucune reconstruction de contenu ne soit possible, autant en ce qui concerne les documents papier que les documents digitaux.

Constitution des dossiers

Tous les documents sont classés dans des dossiers, chaque dossier est rangé dans le plan de classement, sans équivoque, et rend ainsi possible de fixer le contexte.
À la constitution de dossier électronique, les informations essentielles seront attribuées. Les informations concernant le classement, la visibilité et le cycle de vie des dossiers ainsi que les documents classés à cet endroit seront transférés depuis le plan de classement.

Les dossiers ont un titre explicite, une date d’ouverture et de fermeture. Si besoin, les dossiers peuvent être subdivisés en sous-dossiers. Les compétences pour l’ouverture et la fermeture des dossiers sont fixées.

Principes de base

d) Un dossier contient tous les documents pertinents pour une affaire créés ou reçus, par exemple des rapports importants, des procès-verbaux, du courrier, des e-mails
e) Pour les plus grandes affaires, une subdivision en sous-dossiers est sensée
f) Les dossiers ont un début et une fin. Il n’y a pas de dossiers « éternels ».

Forme des dossiers

Le dossier digital est le dossier référentiel et complet (dossier maître). Les exceptions sont les dossiers d’étudiants, les contrats signés, la publicité de la HEP-VS. Tous les autres dossiers papier sont des papiers de travail et peuvent être éliminés après la fermeture d’une affaire. Les documents juridiques pertinents avec signature originale (contrats, procès-verbaux des examens finaux) seront conservés sous la forme papier, annotés du numéro du plan de classement respectif ; ces documents sont juridiquement valables.
Les contrats de prestations avec les signatures originales vont à la comptabilité et y seront conservés, les autres contrats (par exemples les contrats de maintenance) seront conservés chez la personne responsable du dossier. Au cas où une version électronique (scan) existerait, elle sera classée sur Recman II.

Types de dossiers

Affaire normale

Une affaire « normale » sera classée dans un dossier sans subdivision.

Affaire conséquente: constitution de sous-dossiers ou respectivement création de plusieurs dossiers

Avec des dossiers complexes et plus grands, le dossier principal peut être subdivisé en plusieurs sous-dossiers. Les sous-dossiers peuvent être structurés chronologiquement et / ou par thèmes. Exemples de création de sous-dossiers:

a) Subdivision par étapes du processus, par phases (chronologiquement): conception, phase de projet, réalisation, évalution
b) Subdivision par thèmes qui valent durant un projet complet: Séances de projet, calendriers

Plusieurs dossiers peuvent aussi être ouverts pour une affaire conséquente.

Affaires avec limites de temps factices

Certaines affaires durent en apparence „éternellement“. Pour que la vue d’ensemble ne se perde pas, ces affaires doivent être fermées après 1 année, après une période de législation ou au plus tard après 5 ans. Pour les thèmes, le chargé d’enseignement ferme le dossier dès qu’il arrête de donner le thème. Dans de tels dossiers, des sous-dossiers par années ou des sous-dossiers thématiques peuvent être constitués. Exemples:

a) Acquisitions, rapports de travail: dossiers sur 5 ans
b) Commissions, travaux de groupe: dossier sur une année

Il existe sur Recman II plusieurs champs de texte avec lesquels le contenu du dossier peut être décrit. Les champs principaux sont le Titre du dossier et la Description. Pendant la recherche, tous les champs de texte seront pris en compte:

Titre du dossier

Au moment de l’attribution des titres des dossiers, il faut prêter attention aux points suivants:

  • Le titre décrit le titre du dossier de façon explicite, courte et concise (comme une manchette de journal ou un titre de livre).
  • Le titre est formulé de sorte à ce qu’une tierce personne comprenne de quoi il s’agit dans le dossier.
  • Le titre comprend les informations essentielles d’un dossier. D’après le genre de dossier, soit l’affaire soit la personne se retrouve au centre:
  • Qui? Personne ou institution concernée.
  • Quoi? De quoi s’agit-il?
  • Les abréviations sont à éviter pour des raisons de compréhension et de recherche future, à utiliser uniquement avec les descriptions rédigées. Les abréviations usuelles à la HEP-VS peuvent cependant être utilisées, par exemple GA, FI, FP, SHP, MAES etc.
  • La formulation similaire du titre pour des affaires similaires facilite la recherche et rend meilleure la vision d’ensemble.
  • Des codes personnels ou internes ne doivent pas être utilisés car ils ne seraient plus compris par une tierce personne ou lors d’un point de situation futur.
Description
  • Le champ Description fait office de périphrase la plus proche du contenu du dossier. Ici peuvent être placés les éléments qui, pour l’identification du dossier, ne doivent pas apparaître dans le titre.
  • Le champ Description doit être structuré par des signes de ponctuation. Les alinéas et les lignes vides sont à éviter.
Mots-clés

Des mots-clés peuvent être attribués. Ceux-ci ne sont cependant pas énumérés dans une liste. À la première entrée, un mot-clef doit être validé avec „Nouveau“. Pour les dossiers d’étudiants, les filières et années d’études (année de début – année de fin) seront saisies, par exemple FI-GA 2011-2014

Commentaire

Le champ Commentaire peut par exemple être utilisé pour l’état d’une affaire et pour le déroulement d’une affaire.

La personne qui a constitué le dossier est automatiquement enregistrée comme étant la personne responsable. La responsabilité d’un dossier peut être changée. Quand on prend en charge un dossier d’un prédécesseur / d’une prédécesseure, il est recommandé de constituer ses propres dossiers et de fermer les dossiers du prédécesseur / de la prédécesseure dès que ces derniers ne sont plus utilisés.

Dans le cas où le dossier de référence existe en format électronique
  • Pré-réglage sur Recman II: Au niveau Document, la case Conservé sous forme papier n’est pas sélectionnée. C’est le réglage standard.
  • Le dossier électronique est complet:
    • Tous les documents pertinents pour une affaire sont classés dans le dossier.
    • Les documents signés sont scannés.
    • Pour les documents qui ne pourront pas être scannés (format, taille, matériel), un fantôme électronique sera créé.
  • Un dossier papier ne sera constitué en tant que complément à un dossier électronique uniquement si:
    • Les documents doivent être conservés sous leur forme physique pour des raisons juridiques, par exemple les contrats signés.
    • Les documents ne peuvent pas être scannés en raison de leur format, de leur taille ou de leur matériel.
Dans le cas où le dossier de référence existe en format papier

Sur Recman II il existe la possibilité d’indiquer un dossier papier.

  • Pré-réglage sur RECMAN II: Au niveau Document, la case Conservé sous forme papier est sélectionnée. Cela doit être fait manuellement.
  • Le dossier papier est complet, à savoir:

Les documents de tous les formats connus (Word, Excel, PowerPoint ou e-mails etc.) peuvent être classés dans les dossiers. La version la plus actuelle des documents est affichée à chaque fois, toutes les versions sont cependant disponibles (dans l’onglet Versions). Les modifications apportées aux documents sont enregistrées systématiquement.

Titre des documents et autres champs de texte et date sur le formulaire des documents sur Recman II

Le formulaire comprend plusieurs champs avec lesquels un document peut être décrit. Les champs les plus importants sont le Titre du document, la Date du document et l’Auteur.

Titre des documents
  • Le titre des documents doit contenir les informations essentielles: De quoi s’agit-il? À qui s’adresse cet écrit? Le titre du dossier ne sera pas répété.
  • Les abréviations et codes sont à éviter pour que le titre soit aussi compris par une tierce personne et dans un intervalle de temps certain.
  • La date du document sera saisie dans le champ prévu à cet effet et non pas dans le titre.
  • Les documents importants similaires devront être nommés de façon similaire.
  • Sur Recman II, les documents peuvent être triés dans chaque colonne, par exemple par date de documents, par auteur, titre. Si les documents doivent être triés d’après un ordre fixe, ils peuvent être complétés par un numéro courant ou une date au début du titre (par exemple pour les procès-verbaux).
Description

Si besoin, le contenu du document peut être décrit dans de plus amples détails dans le champ Description.

Mots-clés

Des mots-clés peuvent être attribués. Ceux-ci ne sont cependant pas énumérés dans une liste. À la première entrée, un mot-clef doit être validé avec „Nouveau“.

Auteur

L’auteur d’un document est automatiquement enregistré.

Date des documents

À la création d’un document, la date du jour est proposée par défaut. Si le document est modifié, la date dans le champ Date du document sera actualisée.

Date d‘entrée

Date à laquelle un document est reçu. Elle est saisie manuellement et est ensuite actualisée si cela est important pour la transparence.
Exemple: Entrée d’un recours.

Date de fin

Date à laquelle un document a été envoyé. Elle doit être saisie manuellement et est ensuite actualisée si cela est important pour la transparence.
Exemple: Envoi d’une décision.

Code externe

Dans le champ Code externe, le numéro de référence de l’expéditeur peut être signalé. Cette indication peut être utile surtout pour la correspondance.

Type de document

La précision du type de document donne une indication concernant le genre du document, par exemple s’il s’agit d’un rapport ou d’une demande. Pour ce faire, une liste de choix est à disposition.

Les titres doivent être clairs, compréhensibles et saisis en langue allemande et française. Les titres sont explicites et pertinents dans leur formulation, c’est-à-dire qu’ils contiennent de courtes indications concernant l’affaire. Les titres sont à choisir de telle sorte qu’ils restent compréhensibles sur le long terme. Les titres qui ne sont pas clairs et qui sont attribués à double conduisent à des difficultés d’attribution, il existe ainsi le danger d’un dépôt doublé et il sera compliqué de retrouver certains dossiers / documents. En se basant sur les titres, il doit être évident pour tous les collaborateurs de quels documents il s’agit.

Les titres ne doivent contenir aucune abréviation. Les abréviations et les acronymes doivent être écrits en toutes lettres (entre parenthèses) de telle façon qu’il soit assuré qu’une recherche puisse se faire aussi bien d’après l’abréviation que d’après le nom. Les exceptions sont les abréviations comprises dans les dictionnaires standards des langues nationales (pour l’allemand: DUDEN, pour le français: Le Petit Robert ou Le Larousse), les acronymes des collaborateurs de la HEP-VS et les abréviations figurant ci-dessous.

 

Abréviations qui peuvent être utilisées

Filières et formations ultérieures (liste non exhaustive)

CAS  Certificate of Advanced Studies
DAS  Diploma of Advanced Studies
MAS  Master of Advanced Studies
GA  Grundausbildung
FI  Formation initiale
FP  Formation professionnelle
MAES  Master Enseignement spécialisé
MA SHP Master Schulische Heilpädagogik
BTTM  Zertifikatslehrgang Bildnerisches Gestalten, Textiles und Technisches Gestalten, Musik
PIRACEF  Programme intercantonal romand pour l'enseignement des activités créatrices et pour l'enseignement de l'économie familiale
 
Abréviations de l’administration cantonale qui peuvent être utilisées
CO  Correspondance - Korrespondenz
DE  Décision - Beschluss
DI  Directive - Weisung
FO  Formulaire - Formular
OJ  Ordre du jour - Traktanden
PV  Procès-verbal - Protokoll
RA  Rapport Bericht
PP  Prise de position – Stellungnahme
PT  Présentation – Präsenteation
GIDA  Gesetz über die Information der Öffentlichkeit, den Datenschutz und die Archivierung vom 9. 10 2008
LIPDA  Loi sur l'information, la protection des données et l'archivage du 9 octobre 2008
AEV  Archives de l’Etat du Valais
StAW  Staatsarchiv Wallis
 
Abréviations Records Management
GEVER  Geschäftsverwaltung - Gestion des affaires
 
Quelles règles valent pour les dossiers?
  • Pour les dossiers qui concernent toute la HEP-PH-VS (sites de St-Maurice et de Brigue), on utilise:
  • Des titres explicites, pertinents, qui soient compréhensibles sur le long terme.
  • N’employer aucune abréviation dans les titres.
  • En se basant sur le titre, il doit être facilement reconnaissable par tous les collaborateurs quels documents se trouvent dans le dossier.
  • Ne créer aucun dossier avec des titres généraux comme par exemple „Archive“, „Divers“, „Autre“.
  • Une date uniquement ne peut jamais être utilisée comme titre d’un dossier. Le sujet traité doit être mentionné dans le titre du dossier.
Quelles règles valent pour les documents?
  • Les documents reçoivent des titres dans la/les langue(s) du document.
  • Utiliser des titres explicites, pertinents, qui soient compréhensibles sur le long terme.
  • N’employer aucune abréviation dans les titres.
  • En se basant sur le titre, il doit être évident pour tous les collaborateurs de quel document il s’agit, c’est-à-dire que le document ne doit pas avoir à être ouvert pour savoir de quoi il s’agit.
  • Pour les séries de documents (par exemple les procès-verbaux), préciser dans le titre la date (format aaaa-mm-jj) pour qu’ils soient plus faciles à retrouver et pour qu’ils soient classés dans le bon ordre.
Comment puis-je nommer mes documents de façon sensée?

Au moment de la dénomination des documents, il faut déjà penser à une future recherche possible de documents. En se basant sur le titre, tous les collaborateurs doivent comprendre de quel genre de document il s’agit. Les abréviations ou les expressions moins pertinentes engendrent beaucoup (trop) de résultats de recherches et le document recherché est plus compliqué à retrouver.

Les systèmes de base des banques de données permettent une dénomination nuancée

Recman II a l’avantage qu’un document peut être désigné avec un titre qui est indépendant des noms des fichiers. De tels titres peuvent, selon les choix, être long (sur Windows Explorer, la saisie est limitée à 255 caractères) et peuvent également contenir des symboles.

Recman II permet aussi d’associer les titres des documents avec d’autres métadonnées, par exemple dans la description du document. Ainsi il est également possible de faire des recherches d’après ces métadonnées.

Et encore quelques conseils
  • Utiliser des noms qui donnent du sens, qui parlent, qui décrivent de la façon la plus précise le message du document (par exemple «Commande xy», «Nom Prénom» etc.). Eviter les titres de documents généraux et qui ne disent rien, comme par exemple « Lettre », « Mail », etc. Exemple. Releasewechsel 2016- Mail IAN an 4teamwork
  • Si de nombreux documents de forme similaire sont classés, il peut être sensé d’ajouter les noms des personnes, sans quoi il y aura trop de résultats pendant les recherches. Exemple. Brevet de sauvetage Schmid Antonia
  • Tout d’abord réfléchir d’après quels critères les documents pourraient être triés de façon sensée, par exemple par noms de famille au lieu des prénoms, par année plutôt que par jour, etc. Ce terme devrait ensuite constituer le début du titre du document. Exemple de procès-verbaux: 2015-05-01 Protokoll Wissensmanagement, 2015-03-14 Protokoll Wissensmanagement
  • Le titre du document d’un formulaire contient les mots essentiels du formulaire et ne sera pas abrégé.
    Exemple. Nom du formulaire: Demande de financement pour activité particulière -> Titre du document: Demande financement activité particulière
    Formularname: Gesuch um Finanzierung einer besonderen Tätigkeit -> Dokumenttitel: Gesuch Finanzierung besondere Tätigkeit
  • Pour les formulaires bilingues, donner le titre dans les deux langues. Exemple. Demande financement activité particulière - Gesuch Finanzierung besondere Tätigkeit
  • N’utiliser aucun trait d’union, souligné ou point entre les mots.
  • Les noms de dossiers doivent se composer de 3-4 mots. Le nom est bien choisi quand déjà dans le titre il est évident de quel contenu il va s’agir.
  • L’ordre des mots: le sujet d’abord, le complément d’information ensuite. Exemple. Rapport annuel 2016 projet (contre-exemple: Projet de rapport annuel 2016)
  • Supprimer les articles et les prépositions qui n’apportent rien à la compréhension et ne conserver que les mots essentiels. Exemple. Invitation conférence Müller (contre-exemple: Invitation à la conférence de Madame Müller)
  • Noms de personnes: nom de famille et prénom ou première lettre du prénom. Exemple. Müller H.-P. ou Müller Hans-Peter et pas H.-P. Müller ou Monsieur Müller
  • Pour une date, utiliser le format de date inversé. Les traits d’union entre l’année, le mois et le jour facilitent la lisibilité et le classement chronologique : Exemple. 2017-01-09
  • Pour une numérotation de plus de 10 chiffres, placer un zéro devant pour que les chiffres soient correctement classés. Exemple. 01, 02, 09, 10, 11 etc.

La HEP-VS adhère au Réseau d’écoles en santé et durables.

La Haute école pédagogique du Valais (HEP-VS), première Haute école pédagogique à intégrer le Réseau suisse d’écoles en santé et durables ! Cette adhésion au Réseau d’écoles21 a été officialisée le 27 février avec la connivence du Service de l’enseignement et de Promotion santé Valais.

Vous trouverez ici les divers contenus mis en ligne par les médias valaisans :
Le Nouvelliste : Burn-out des enseignants: la HEP Valais s’en préoccupe
Rhône FM : La Haute école pédagogique du Valais pionnière en matière de santé
Pomona : Pädagogische Hochschule Wallis tritt Schulnetz21 bei
Radio Chablais : La haute école pédagogique du valais devient la première hep à adhérer au réseau d'écoles21

Mesdames, Messieurs,

Notre institution a débuté son activité au début des années 2000. Elle n’a pas cessé de croître, tant au niveau des étudiants que des champs d’activité, puisque nous offrons tous les types de formation pour les métiers de l’enseignement, du primaire au secondaire, en passant par l’enseignement spécialisé, avec des éléments très typés tels que la formation d’un véritable généraliste pour le primaire et la formation en emploi pour le secondaire.

Nous sommes une école avec deux sites à 100km de distance, 2 langues et 2 cultures. Nous sommes aussi la seule haute école totalement valaisanne, membre de swissuniversities. Notre bilinguisme et nos formations en partie en blended learning (formation en présentiel en combinaison avec des éléments à distance) sur les deux sites de St-Maurice en Romandie francophone et de Brigue dans le Haut-Valais germanophone nous permettent une approche pédagogique originale.

Nos cinquante animatrices et animateurs pédagogiques nous lient totalement au terrain. Nous sommes également chargés de toute la formation continue et complémentaire des enseignantes et enseignants en fonction. Que ce soit pour une formation de base, une formation continue, une prestation de service ou un projet de recherche, nos portes vous sont grandes ouvertes, dans ce canton au niveau scolaire PISA réputé, au cœur des Alpes et en toute convivialité.

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